NUKILAN.id | Banda Aceh – Pengelolaan arsip yang baik menjadi kunci utama dalam menjaga akuntabilitas pemerintahan. Arsip yang tertata rapi tidak hanya memudahkan pencarian data, tetapi juga menjadi dasar dalam pengambilan kebijakan yang transparan dan akurat.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh, Edi Yandra, menegaskan pentingnya pengelolaan arsip secara maksimal dalam acara Pemindahan Arsip Inaktif Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan (DLHK) Aceh di Aula DLHK, Selasa (14/1/2025).
“Pada kesempatan ini, saya selaku pimpinan lembaga kearsipan Aceh, mengimbau kepada Bapak dan Ibu untuk memaksimalkan pengelolaan arsip di unit kerja masing-masing instansi, karena dengan adanya perhatian dari para pengambil kebijakan, kegiatan pengelolaan kearsipan dapat tertangani secara maksimal, sehingga kita dapat menjamin akuntabilitas pemerintahan berjalan dengan baik dan terarah,” ujar Edi.
Dalam acara tersebut, DLHK Aceh memindahkan arsip inaktif dari kurun waktu 2008–2012. Arsip yang dipindahkan terdiri dari 336 berkas dan 48 boks. Proses ini dilakukan sesuai dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (Perka ANRI) Nomor 37 Tahun 2016, yang mengatur pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan agar tidak bercampur dengan arsip aktif.
Pemisahan Arsip Aktif dan Inaktif
Dalam penjelasannya, Edi Yandra menegaskan bahwa arsip aktif merupakan dokumen yang masih sering digunakan dalam aktivitas organisasi, sementara arsip inaktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya menurun.
“Arsip aktif adalah arsip yang masih sering digunakan dalam aktivitas organisasi, dan digunakan secara terus menerus. Sebaliknya, arsip inaktif merupakan arsip yang telah menurun frekuensi penggunaannya. Pemisahan tempat penyimpanan kedua jenis arsip tersebut bertujuan agar arsip aktif yang masih diperlukan dalam aktivitas pekerjaan mudah ditemukan jika dibutuhkan,” ungkapnya.
Edi juga menjelaskan bahwa arsip yang sudah jarang digunakan tetap memiliki nilai sebagai bahan referensi dan dapat disimpan di unit kearsipan. Proses pemindahan arsip inaktif dilakukan secara sistematis, mulai dari penyeleksian, penataan, penyusunan daftar arsip yang akan dipindahkan, hingga pembuatan berita acara pemindahan.
Prinsip Pengelolaan Arsip
Dalam mengelola arsip inaktif, terdapat dua prinsip utama yang harus diperhatikan, yaitu prinsip asal usul (provenance) dan aturan asli (original order). Prinsip asal usul menegaskan bahwa arsip harus dikelola dalam kesatuan pencipta arsip agar tidak bercampur dengan arsip lain. Sementara itu, prinsip aturan asli bertujuan menjaga struktur arsip sesuai dengan pengaturan awalnya, sehingga keutuhan dan reliabilitasnya tetap terjaga.
Langkah berikutnya dalam pengelolaan arsip adalah penyusunan Daftar Arsip Inaktif. Dokumen ini memuat informasi penting seperti pencipta arsip, unit pengolah, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi, kurun waktu, jumlah arsip, serta keterangan lainnya. Penyusunan daftar ini bertujuan untuk menentukan mana arsip yang masih dapat disimpan, dimusnahkan, atau diserahkan kepada lembaga kearsipan sebagai arsip statis.
Meningkatkan Kompetensi Arsiparis
Di akhir sambutannya, Edi Yandra mengimbau para fungsional arsiparis di lingkungan DLHK Aceh untuk terus meningkatkan kompetensi dan profesionalisme mereka dalam menghadapi tantangan era digitalisasi.
“Dengan terpenuhinya/tersedianya sumber daya kearsipan yang sesuai dengan kebutuhan dan standar tersebut, maka tertib Arsip Pemerintah Aceh bisa segera terwujud,” pungkasnya.
Upaya pengelolaan arsip yang baik menjadi langkah penting dalam memastikan sistem administrasi pemerintahan berjalan lebih efisien dan akuntabel. Dengan sistem kearsipan yang tertata, sejarah dan kebijakan pemerintahan dapat terdokumentasi dengan baik untuk kepentingan generasi mendatang.
Editor: Akil
